Liberating Structures zijn een set van interactievormen die de minimale structuur bieden om chaos en tijdsdruk te voorkomen en de vrijheid geven om creativiteit, ruimte en hardop denken te stimuleren. Deze interactievormen worden met name gebruikt in workshops, overleggen en 1-op-1 gesprekken. Als designgroep voor de Nederlandstalige Liberating Structures immersion workshop zijn wij overtuigd van de kracht van Liberating Structures. Na veel ervaring te hebben opgedaan met de toepassing in fysieke bijeenkomsten, waren we erg nieuwsgierig of Liberating Structures net zo krachtig werken in een online setting. Daarom besloten we als voorbereiding op de Immersion workshop op 6 en 7 februari een tweetal webinars te houden. We hebben de webinar gefaciliteerd via Zoom software (alternatief voor Skype). 

In een serie blogs delen wij onze ervaringen als facilitator, als techneuten en als deelnemer. Ook geven wij tips en tricks zodat jij deze Liberating Structures zelf online kunt faciliteren. We gebruikten drie Liberating Structures: Impromptu Networking, Troika Consulting en 1-2-4-ALL. We delen over elke Liberating Structure onze bevindingen en wijden een laatste blog aan onze algemene ervaringen.

Deel 1/4

Impromptu Networking

Doel van Impromptu Networking is om in korte tijd snel nieuwe connecties te maken en uitdagingen en verwachtingen met elkaar te delen. Deelnemers krijgen een vraag aangereikt door de facilitator. In tweetallen beantwoorden ze deze vraag binnen 2 minuten. Hierna zoekt men een nieuwe partner om een nieuw tweetal te vormen. Op dezelfde wijze beantwoorden zij de vraag. Hierna wisselen ze nog één keer.In deze derde en laatste ronde delen de duo’s weer hun antwoorden op de vraag. Als facilitator vraag je hen te zoeken  naar patronen die ze tijdens deze drie gesprekken hebben gehoord. In een niet-digitale omgeving zoek je als deelnemer elkaar op, sta je dicht bij elkaar en zonder je je mentaal af van de overige deelnemers. In een webinar is dit wat lastiger. Iedereen praat door elkaar heen en alles komt uit dezelfde speaker. Daarom maakten wij gebruik van de breakout room-functionaliteit in Zoom. Hierbij worden deelnemers virtueel in aparte kamers gezet zodat ze zonder verstoring van anderen  in duo’s met elkaar in gesprek kunnen gaan. Als deelnemer zie en hoor je hierbij alleen de personen in dezelfde breakout room. In elke ronde word je door de facilitator in een nieuwe breakout room gezet zonder dat je hier zelf invloed op hebt. Je ervaart dus een échte ‘impromptu’ uitwisseling. 

Techniek

De webinar startte met alle deelnemers en onszelf in dezelfde plenaire virtuele ruimte. In deze ruimte deelden we eerst wat uitleg en reikten we de uitnodigende vraag aan. Met de functie Scherm delen deelden we een presentatie. Hierdoor konden deelnemers tijdens de uitleg de vraag meelezen. Wanneer deelnemers in breakout rooms zitten, kunnen ze dit scherm niet meer zien. We plaatsten de vraag daarom ook nogmaals in de plenaire chat. Deze blijft wel beschikbaar tijdens de breakout tijd.

Zoom biedt de mogelijkheid om breakout rooms te maken. Hierbij geeft de host aan hoeveel breakout rooms er nodig zijn waarna Zoom automatisch iedereen evenredig verdeeld. Zo nodig kan degene die dit proces beheert nog schuiven met mensen, bijvoorbeeld als je ziet dat iemand door technische problemen zijn partner ‘verliest’ in een breakout room. We hadden een collega als co-host standby staan voor het geval dat we met oneven aantallen uitkwamen. Als alternatief kan je ook kiezen om één drietal te maken. Eenmaal in de breakout rooms is er geen interactie meer mogelijk met de host of andere deelnemers buiten jouw eigen kamer. 

De host kan zelf de breakout rooms stopzetten en configureren hoeveel seconden tevoren een waarschuwing wordt gegeven aan de kandidaten (wij kozen voor 30 seconden). Alle deelnemers werden strikt na twee minuten automatisch teruggebracht naar de main room. Van zo’n strakke timebox kan je als facilitator normaal alleen maar dromen!

Door deelnemers na ronde 1 terug te brengen naar de plenaire ruimte, konden we daar de vervolgstappen uitleggen. De technische co-host had hierdoor tijd om nieuwe duo’s te maken. Omdat Zoom iedereen automatisch indeelt hebben we gemerkt dat een enkele keer eenzelfde koppel bij elkaar werd gezet. Hoe groter de groep, hoe kleiner de kans dat dit gebeurt.

Na drie rondes kozen we voor een plenaire terugkoppeling via de chat. Deelnemers typten hun gedachten over de ervaring in de chat, zonder op Enter te drukken. Pas op onze instructie drukte iedereen tegelijkertijd op Enter en was er een kort moment om door de antwoorden te scrollen. Hiermee boots je een vorm van individuele reflectie na waarbij men toch van elkaar kan leren.

Ervaring als facilitator

Als facilitators gebruiken we Impromptu Networking als een warming-up. Een mogelijkheid om energie te peilen bij de deelnemers en links en rechts te horen hoe mensen over een bepaald onderwerp denken. Met de introductie van breakout rooms hadden wij geen invloed en zicht op wat er gebeurde, hoe de stemming was en wat er ongeveer besproken werd. Dit is een vreemde gewaarwording. Gelukkig haalden we na 2 minuten iedereen weer in de main room om de volgende stap toe te lichten en ze vervolgens weer op pad te sturen. Ook hier was het spannend. In een monoloog hoopten we dat onze boodschap over was gekomen bij iedereen. Een normale vraag als “Is het voor iedereen helder?” levert of stilte op, of chaos doordat iedereen opeens door elkaar heen gaat praten.  

Tips en tricks 

• Houd een dedicated co-host vrij die de techniek in de gaten houdt. Deze persoon heeft in principe geen tijd over om interacties aan te gaan met deelnemers.
• Zet de uitnodiging in de chat voordat mensen in een breakout room worden gezet.
• Zorg dat de waarschuwing dat de breakout room wordt gesloten niet te kort op het einde valt. Mensen hebben dan onvoldoende tijd om hun gesprek  af te ronden. Stuur hem echter ook niet te lang voor het einde. Deelnemers zijn zo druk met de interactie dat ze het vergeten.

Wil je de kracht van Liberating Structures zelf ervaren, bezoek dan www.liberatingstructuresevents.nl en meld je aan voor één van onze immersion workshops.