Liberating Structures zijn een set van interactievormen die de minimale structuur bieden om chaos en tijdsdruk te voorkomen en de vrijheid geven om creativiteit, ruimte en hardop denken te stimuleren. Deze interactievormen worden met name gebruikt in workshops, overleggen en 1-op-1 gesprekken. Als designgroep voor de Nederlandstalige Liberating Structures immersion workshop zijn wij overtuigd van de kracht van Liberating Structures. Na veel ervaring te hebben opgedaan met de toepassing in fysieke bijeenkomsten, waren we erg nieuwsgierig of Liberating Structures net zo krachtig werken in een online setting. Daarom besloten we als voorbereiding op de Immersion workshop op 6 en 7 februari een tweetal webinars te houden. We hebben de webinar gefaciliteerd via Zoom software (alternatief voor Skype). 

In een serie blogs delen wij onze ervaringen als facilitator, als techneuten en als deelnemer. Ook geven wij tips en tricks zodat jij deze Liberating Structures zelf online kunt faciliteren. We gebruikten drie Liberating Structures: Impromptu Networking, Troika Consulting en 1-2-4-ALL. We delen over elke Liberating Structure onze bevindingen en wijden een laatste blog aan onze algemene ervaringen.

Deel 2/4

Troika Consulting

Doel van Troika Consulting is om direct praktische en fantasierijke hulp van collega’s te ontvangen. Hierbij is er een cliënt en twee consultants. Effectiviteit van deze structuur in de fysieke omgeving is de vertrouwensband die snel wordt opgebouwd. De deelnemers zitten in een driehoek, knie tegen knie, dicht bij elkaar. Daarnaast draai je je als cliënt om wanneer de consultants jouw situatie en vraagstuk bespreken. Dit zorgt ervoor, dat je niet kan reageren en meer open staat voor feedback en oplossingen waar je zelf niet op zou zijn gekomen. Na het ontvangen en terugkoppelen van het advies ben je 8 minuten verder en wissel je van cliënt, zodat je als consultant ook advies kan geven aan de nieuwe cliënt. De grote vraag is hoe je deze vertrouwde sessie kan simuleren in een digitale omgeving, zoals een webinar.

Techniek

In een eerder artikel hebben we beschreven dat je gebruik kan maken van breakout rooms om deelnemers ongestoord met elkaar te kunnen laten praten. Ook voor Troika Consulting is dit een uitstekend middel om 3 deelnemers bij elkaar te zetten. De uitdaging zit in de communicatie met de deelnemers over de timing en de vervolgstappen. Zeker bij deelnemers die Troika Consulting niet eerder hebben ervaren is het belangrijk om de stappen goed uit te leggen. We hebben de stappen eerst plenair uitgelegd en deze in de chat gezet voordat we de deelnemers willekeurig in een breakout room plaatsten. Daarnaast moesten we een oplossing vinden voor het wisselen van de cliënt, omdat het niet haalbaar is om iedereen na elke ronde weer terug te halen naar de algemene ruimte om ze weer vervolgens in dezelfde breakout rooms terug te zetten. Gelukkig bestaat binnen Zoom de shout-out functionaliteit. Hiermee stuurden we bij elke timebox een shout-out en brachten we daarmee deelnemers op de hoogte van de volgende stap. Op deze manier is 3×8 minuten faciliteren een stuk makkelijker. Na 3x strakke 8 minuten timebox kwam iedereen weer terug naar de algemene ruimte.

“dat je iedereen kunt helpen zonder dat je kennis hebt van een specifiek onderwerp”

In de fysieke Liberating Structures workshops komen deelnemers regelmatig met vragen over de vervolgstappen van Troika Consulting. Voor de webinar setting hebben we voor de deelnemers de “vraag hulp”-functionaliteit onderaan in het scherm aangeboden. Hiermee kan een deelnemer vragen stellen aan de host en de host kan desgewenst deelnemen aan de breakout room en de deelnemers mondeling toelichting geven. 

“Troika Consulting via Zoom doet helemaal niet onder voor live :)”

Ervaring als facilitator

Als facilitator vond ik dit het meest lastige om te faciliteren. Hierbij werd mijn geduld en vertrouwen in het proces en structuur flink op de proef gesteld. In real life loop ik rond en krijg ik een goed beeld of iedereen de opdracht heeft begrepen en naar voren leunt om goed te luisteren. Nu was er 24 minuten radiostilte terwijl iedereen in de breakout rooms zat. 

We stonden als facilitators paraat om hulp te bieden als hierom werd gevraagd. Suzan was ingedeeld in een breakout room omdat daar twee deelnemers waren, wat niet wenselijk is bij Troika Consulting. Dit had ook opgelost kunnen worden door twee groepen van vier te maken. Wij vonden het makkelijker dat Suzan in ging springen als deelnemer. Omdat Zoom niet herkent dat wij facilitators zijn en Netteke en ik dan ook in een breakout room zouden worden ingedeeld, heeft Ruben ons handmatig in een aparte breakout room gezet. Dit is essentieel om hulp te kunnen bieden. Als Ruben een hulpvraag kreeg, kon hij een van ons ter plekke verplaatsen naar een andere breakout room om hulp te bieden. Het was niet praktisch om Ruben advies te laten geven, omdat hij als host geen zicht meer had op wie nog meer hulp vroeg als hij zelf in een breakout room zat. Daarnaast is het ook belangrijk om te weten dat je alleen mensen kan verplaatsen van breakout room als ze ook daadwerkelijk in een breakout room zitten. Daarom hadden Netteke, Suzan en ik een eigen breakout room.

Het was multitasken voor Ruben om als host ook de shoutouts te doen. We hebben dit geoptimaliseerd door de tekst die werd verstuurd in een apart document van te voren klaar te zetten. In de avond ging dit dan ook veel beter en minder stressvol, dan ‘s middags.

Tips en tricks 

• Bereid de tekst van de instructies voor om ze makkelijker te kunnen kopiëren en plakken in een shoutout en chat.
• Houd andere facilitators in een eigen breakout room om hen ondersteuning te laten bieden. Verplaats de facilitator daarna niet terug naar de algemene ruimte omdat je dan niet meer naar een breakout room verplaatst kan worden.
• Zet bij de instructie ook elke keer het doel van de stap voor de deelnemers
• Ook hier, laat de technische host de host en laat anderen inspringen om vragen te beantwoorden.
• Leg duidelijk uit dat als mensen hun de breakout room verlaten ze niet weer teruggeplaatst kunnen worden.

Wil je de kracht van Liberating Structures zelf ervaren, bezoek dan www.liberatingstructuresevents.nl en meld je aan voor één van onze Immersion Workshops.